Esta política describe cómo Soluciones INTIC trata los datos personales que recibe a través de WappiBot, su servicio de automatización de atención al cliente por WhatsApp.
Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y demás normas concordantes, modificatorias o complementarias sobre protección de datos personales en Colombia.
| Razón social | Soluciones INTIC |
|---|---|
| NIT | 91080576-3 |
| Matrícula mercantil | 137756 — Cámara de Comercio de Tunja |
| Domicilio | Tunja, Boyacá, Colombia |
| Dirección | Cra 5A 73A-137 |
| Correo electrónico | contacto@wappibot.com |
| Teléfono | +57 314 295 9947 |
El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es la Coordinación de Protección de Datos, a la que puede escribir al correo indicado.
WappiBot es una herramienta utilizada por establecimientos de comercio para atender a sus propios clientes. Dependiendo de la naturaleza del tratamiento, Soluciones INTIC podrá actuar como Responsable o como Encargado del Tratamiento.
Soluciones INTIC actúa como Responsable respecto de los datos personales de los comercios y de las personas que administran o utilizan WappiBot cuando determina las finalidades y los medios del tratamiento.
Esto puede incluir datos de registro, contacto, facturación, administración de la cuenta y seguridad de la plataforma.
Respecto de las conversaciones que los clientes finales mantienen con los comercios a través de WhatsApp, el comercio actúa como Responsable del Tratamiento, en la medida en que determina las finalidades y condiciones del tratamiento de dichos datos.
Soluciones INTIC actúa como Encargado, tratando dichos datos de acuerdo con las instrucciones y condiciones contractuales aplicables.
Por esta razón, si una persona escribió por WhatsApp a un negocio que utiliza WappiBot y desea conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos, podrá dirigirse directamente al comercio correspondiente.
También podrá comunicarse con Soluciones INTIC a través de contacto@wappibot.com. Cuando corresponda, trasladaremos la solicitud al Responsable del tratamiento y le informaremos sobre dicha remisión.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Encargado, no utilizará las conversaciones para finalidades propias distintas de aquellas necesarias para prestar el servicio, cumplir obligaciones legales o gestionar la seguridad de la plataforma, salvo que exista una base jurídica que permita dicho tratamiento.
Cuando Soluciones INTIC actúa como Responsable, podrá tratar:
El comercio decide qué documentos carga. Si un documento contiene datos personales de terceros —por ejemplo, nombres de empleados, contactos de proveedores o datos de clientes—, el comercio es responsable de contar con la autorización o la base jurídica que corresponda antes de cargarlo. Soluciones INTIC recomienda cargar únicamente la información necesaria para atender a los clientes del negocio.
Cuando Soluciones INTIC actúa como Encargado, podrá tratar, conforme a las instrucciones del comercio:
WappiBot no solicita deliberadamente datos sensibles, documentos de identidad, datos completos de tarjetas ni contraseñas a través del chat.
Si un cliente final proporciona voluntariamente este tipo de información, el tratamiento se realizará de acuerdo con el rol que corresponda a Soluciones INTIC y, cuando actúe como Encargado, conforme a las instrucciones del comercio Responsable.
Respecto de las personas que se inscriban en el programa de referidos, Soluciones INTIC actúa como Responsable y podrá tratar su nombre, número de teléfono, correo electrónico y los datos necesarios para pagar la comisión, como el número de cuenta bancaria o de Nequi y el documento de identificación cuando la normativa tributaria lo exija.
Estos datos se tratan únicamente para administrar la participación en el programa, verificar los referidos, pagar las comisiones y cumplir las obligaciones tributarias y contables asociadas a ese pago.
Los datos personales podrán ser tratados para:
No vendemos datos personales ni utilizamos las conversaciones de los clientes finales para fines publicitarios propios o de terceros.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Encargado, las finalidades del tratamiento serán determinadas por el comercio Responsable y ejecutadas de acuerdo con sus instrucciones y el contrato aplicable.
Cuando la legislación aplicable requiera autorización del Titular, esta será obtenida previamente al tratamiento o al momento de su recolección, mediante mecanismos físicos, electrónicos o conductas inequívocas que permitan demostrar posteriormente que fue otorgada.
Soluciones INTIC conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando corresponda.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Responsable, será responsable de implementar los mecanismos necesarios para obtener y conservar la autorización cuando esta sea requerida.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Encargado del Tratamiento, la obtención de la autorización de los clientes finales corresponderá al comercio Responsable, salvo que la ley, el contrato o las instrucciones documentadas establezcan otra cosa.
El tratamiento se limitará a las finalidades informadas al Titular y a aquellas que resulten compatibles con la relación existente.
El Titular podrá solicitar prueba de la autorización otorgada y podrá revocarla cuando esta constituya la base jurídica del tratamiento, sin perjuicio de las excepciones establecidas por la ley.
Soluciones INTIC podrá utilizar proveedores tecnológicos y terceros necesarios para operar WappiBot.
Los datos serán compartidos únicamente en la medida necesaria para prestar los servicios correspondientes y de acuerdo con las condiciones legales y contractuales aplicables.
Entre los proveedores o categorías de proveedores utilizados se encuentran:
| Proveedor / categoría | Finalidad |
|---|---|
| Meta Platforms / WhatsApp Business Platform | Recibir y entregar mensajes mediante la plataforma de WhatsApp Business. |
| Proveedor de infraestructura y alojamiento | Ejecutar la aplicación y almacenar la información necesaria para prestar el servicio. |
| Pasarela de pagos | Procesar el cobro de las suscripciones del comercio. |
Dependiendo de la naturaleza de cada tratamiento, estos terceros podrán actuar como Encargados, Responsables independientes u otros intervinientes autorizados, de acuerdo con la legislación aplicable.
Cuando Soluciones INTIC utilice un tercero como Encargado, procurará establecer las obligaciones contractuales correspondientes respecto de confidencialidad, seguridad, tratamiento conforme a instrucciones y demás obligaciones aplicables.
También podremos suministrar información a autoridades públicas competentes cuando exista una obligación legal o una orden válida emitida por autoridad competente.
Las respuestas del servicio se generan de forma automatizada. Ese tratamiento automatizado no produce decisiones que afecten los derechos, la situación jurídica ni el acceso a bienes o servicios de ninguna persona: su único efecto es redactar y enviar una respuesta informativa en una conversación de WhatsApp. En cualquier momento el cliente final puede pedir hablar con una persona del comercio, y el propio servicio traslada la conversación al comercio cuando no dispone de la información solicitada.
El componente de inteligencia artificial que genera respuestas automáticas se ejecuta dentro de la misma infraestructura descrita arriba. Los mensajes de los clientes del comercio y los documentos que el comercio cargue no se envían a ningún proveedor externo de modelos de inteligencia artificial, no se utilizan para entrenar modelos y no salen del entorno de Soluciones INTIC. Si en el futuro se incorpora un proveedor externo para esta función, se informará mediante la actualización de esta política antes de habilitarlo.
No vendemos datos personales a terceros.
Algunos de los proveedores tecnológicos utilizados por WappiBot pueden procesar o almacenar información fuera de Colombia.
Cuando esto ocurra, Soluciones INTIC determinará, de acuerdo con la naturaleza de cada operación, si se trata de una transferencia internacional o una transmisión internacional de datos personales y aplicará el régimen jurídico correspondiente.
Cuando un proveedor actúe como Encargado del Tratamiento, Soluciones INTIC establecerá, cuando corresponda, las condiciones contractuales aplicables al tratamiento, incluyendo obligaciones relacionadas con:
Cuando exista una transferencia internacional de datos personales a otro Responsable, Soluciones INTIC verificará las condiciones de legalidad aplicables, incluyendo el nivel adecuado de protección del país receptor y los mecanismos o excepciones establecidos por la normativa colombiana.
Soluciones INTIC mantendrá evidencia de las medidas adoptadas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones aplicables a las transferencias y transmisiones internacionales.
Los datos personales serán conservados durante el período necesario para cumplir las finalidades informadas, las instrucciones del Responsable cuando corresponda y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
En particular:
Los períodos de conservación podrán modificarse cuando una obligación legal, contractual o una instrucción válida del Responsable exija un período diferente.
Cada comercio puede fijar su propio plazo de retención desde el panel, entre un mínimo de treinta (30) días y un máximo de veinticuatro (24) meses.
El borrado se ejecuta automáticamente y de forma periódica, de acuerdo con la configuración establecida.
Un comercio que necesite conservar la información durante un período menor por razones de su propia política de protección de datos podrá reducir el plazo disponible en la plataforma.
El panel permite al comercio:
Cuando técnicamente corresponda, el borrado será irreversible.
Las copias de seguridad podrán conservar temporalmente información eliminada hasta el siguiente ciclo de rotación, con un plazo máximo de treinta (30) días, salvo que una obligación legal o una circunstancia técnica justifique un período diferente.
Cuando un comercio termine el servicio, sus conversaciones serán eliminadas en un plazo máximo de sesenta (60) días, salvo obligación legal, contractual o instrucción válida del Responsable que exija su conservación.
Soluciones INTIC aplica medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, divulgación o uso indebido.
Los datos de cada comercio están lógicamente separados.
Las consultas a la base de datos incorporan controles destinados a garantizar que un comercio únicamente pueda acceder a la información que le corresponde.
Esta separación está respaldada por pruebas automáticas orientadas a verificar que un comercio no pueda acceder a los datos de otro.
Los mensajes recibidos mediante la infraestructura de WhatsApp Business son sometidos a los mecanismos de validación criptográfica disponibles para verificar su autenticidad e integridad.
Los mensajes que no superen las validaciones de seguridad correspondientes podrán ser rechazados.
Se realizan copias de seguridad periódicas y se realizan pruebas de restauración para verificar la capacidad de recuperación de la información.
Ningún sistema de información es completamente infalible.
Soluciones INTIC cuenta con mecanismos y procedimientos destinados a identificar, contener, investigar, documentar y gestionar incidentes de seguridad que puedan afectar datos personales.
Ante un incidente podrán implementarse medidas de:
Cuando Soluciones INTIC actúe como Encargado, notificará al Responsable correspondiente de acuerdo con las condiciones contractuales y los procedimientos aplicables.
Cuando resulte legalmente exigible, los incidentes serán reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los términos establecidos por la normativa aplicable.
Soluciones INTIC conservará evidencia de la gestión de los incidentes y de las medidas adoptadas.
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable, los Titulares tienen derecho a:
La revocatoria o supresión podrá estar sujeta a las excepciones previstas legalmente, especialmente cuando exista un deber legal o contractual de conservar determinada información.
El Titular podrá ejercer sus derechos escribiendo a:
La solicitud deberá contener, en lo posible:
Soluciones INTIC podrá implementar mecanismos razonables para verificar la identidad del solicitante antes de entregar información personal.
Si quieres que eliminemos los datos personales que tenemos sobre ti, escribe a contacto@wappibot.com con el asunto «Eliminación de datos» e indica:
Qué ocurre después:
Si eres un comercio cliente, no necesitas escribirnos: desde tu panel puedes exportar tus datos y eliminar conversaciones cuando quieras. Al terminar el servicio, tus conversaciones se eliminan en un plazo máximo de sesenta (60) días.
La eliminación puede no proceder sobre la información que una obligación legal, contable o contractual exija conservar. En ese caso se te informará qué se conserva y por qué.
Las consultas se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles.
Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles.
Cuando no sea posible atenderlos dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Cuando la solicitud corresponda a una conversación mantenida con un comercio que utiliza WappiBot, Soluciones INTIC podrá trasladarla al comercio que actúe como Responsable del tratamiento y comunicar al Titular dicha circunstancia.
WappiBot está dirigido a establecimientos de comercio y no está destinado a menores de edad.
Soluciones INTIC no solicita deliberadamente datos personales de niños, niñas o adolescentes.
Cuando un menor interactúe con un comercio que utilice WappiBot, el comercio, en calidad de Responsable del tratamiento, deberá garantizar que dicho tratamiento cumpla las condiciones establecidas en la legislación colombiana, incluyendo las relacionadas con el interés superior del menor y la protección de sus derechos fundamentales.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Encargado, tratará dichos datos conforme a las instrucciones del Responsable y aplicará las medidas de seguridad y protección correspondientes.
WappiBot no solicita deliberadamente datos personales sensibles, documentos de identidad, datos financieros completos, números de tarjetas o contraseñas a través de las conversaciones.
Si un Titular proporciona voluntariamente información sensible o información que no sea necesaria para la prestación del servicio, Soluciones INTIC, cuando actúe como Encargado, podrá adoptar medidas para restringir su tratamiento y atender las instrucciones del Responsable respecto de su eliminación cuando corresponda.
Cuando Soluciones INTIC actúe como Responsable, cualquier tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente cuando exista una base jurídica que lo permita y se aplicarán las medidas de protección correspondientes.
Soluciones INTIC podrá actualizar esta política cuando cambie el servicio, las finalidades del tratamiento, los proveedores relevantes, las condiciones operativas o la normativa aplicable.
La versión vigente estará siempre publicada en la página correspondiente e indicará su fecha y número de versión.
Cuando se produzcan cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en las condiciones relevantes para los Titulares, estos serán comunicados mediante los mecanismos disponibles y, cuando corresponda, con anterioridad a su implementación.
Cuando corresponda, se solicitará nuevamente la autorización del Titular.